Die elektronische Rechnung wird Pflicht - so sind Sie gut vorbereitet

Seit dem 1. Januar 2025 ist zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) obligatorisch (verpflichtendend). Für die Einführung der E‑Rechnung gelten Übergangsregelungen und Erleichterungen für Kleinunternehmer.

Als Spezialisten für Warenwirtschaft und angeschlossene Systeme für kundennahe und operative Prozesse sind wir an Ihrer Seite, wenn es darum geht, geltende und künftige Vorschriften zu erfüllen, so auch zum Thema E-Rechnungen.

Nachfolgend finden Sie einige wichtige Informationen rund um die E-Rechnungen:

E-Rechnung - was muss wann?

Ab sofort liegt eine E‑Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (gemäß Normenreihe EN 16931) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im Gegensatz dazu entsprechen ein einfaches PDF‑Dokument, eine jpg Datei o.ä. dann nicht mehr dieser Definition, da sie kein gültiges strukturiertes Format haben.

ab 01. Januar 2025

Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen für inländische steuerpflichtige Umsätze für alle Unternehmen (ohne vorherige Zustimmung des Empfängers). Der Versand ist möglich, aber nicht vorgeschrieben.

ab 01. Januar 2027

Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von < 800 T€. Größere Unternehmen dürfen Rechnungen per EDI übermitteln.

ab 01. Januar 2028

Pflicht zum Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich für alle Unternehmen.

Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes.
Wurde der Umsatz vor dem Stichtag ausgeführt, kann eine Rechnung auch dann noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, wenn sie erst nach dem Stichtag gestellt wird.

Für wen gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft ausschließlich steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern (B2B) im Inland, unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird.

Die Übermittlung von E-Rechnungen kann per E-Mail, mittels einer elektronischen Schnittstelle, über einen gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort oder Downloads über ein Internetportal erfolgen. Alternativ können Unternehmen zur Erstellung und / oder Übermittlung von E-Rechnungen einen geeigneten externen Dienstleister beauftragen. Idealerweise sprechen sich Sender und Empfänger im Vorfeld ab.

Sonstige Rechnungen

Rechnungen, die o.g. Voraussetzungen für eine E‑Rechnung nicht erfüllen, fallen seit dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung „sonstige Rechnung“. "Sonstige Rechnungen" können Rechnungen z.B. auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. einfaches PDF‑Dokument) sein.

Übergangsregelungen (s. Zeitstrahl oben) erleichtern die Anpassungen im Unternehmen. Solange eine "sonstige Rechnung" ausgestellt werden darf, gilt eine solche Rechnung für den Vorsteuerabzug weiterhin als ordnungsmäßige Rechnung.

Verpflichtende E-Rechnung - welche Ausnahmen gibt es?

Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen. Auch für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG (z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen) ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht immer freiwillig.

Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV), sind grundsätzlich von der Verpflichtung zur E-Rechnung befreit. Kleinunternehmer müssen aber dennoch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Ebenfalls entfällt die Verpflichtung zur E‑Rechnung

bei Kleinbeträgen bis 250 Euro Bruttobetrag (§ 33 UStDV),
für Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
für Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine und staatliche Einrichtungen),

In diesen Fällen kann auch eine "sonstige Rechnung" ausgestellt werden.

(diese Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, versichern Sie sich immer an fachlicher Stelle)

Was ist eine E-Rechnung?

Die neuen E-Rechnungen werden elektronisch übermittelt und empfangen und sollen mit standardisiert strukturierten Daten eine automatische, normgerechte und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglichen.

Eine solche E-Rechnung muss verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden diese Formatanforderungen aktuell zum Beispiel von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format. Andere Formate, wie z.B. die „französische“ Factur-X sind ebenfalls zulässig, sofern sie die technischen Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 erfüllen.

Aufbewahrungspflicht

Die Fristen für Aufbewahrung ändern sich nur wenig, es sind weiterhin die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten.

Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt, die Anforderungen an die Unveränderbarkeit müssen beim Speichern erfüllt sein.

Was sind strukturierte Daten?

Strukturierte Daten stellen alle Angaben einer Rechnung, basiert auf einem XML-Format, maschinenlesbar dar. Die eher kryptischen XML-Dateien können mit Visualisierungs-Programmen für Menschen lesbar gemacht werden.

Aktuelle Formate:

ZUGFeRD, hybrides Format, eine Kombination aus XML-Datei und PDF-Dokument für die einfache Visualisierung.
XRechnungen, ausschließlich XML-Format, keine Visualisierung, so dass Unternehmen eine zusätzliche Software zur Visualisierung der XML-Datei (sogenannte Viewer) benötigen.

WICHTIG: Mit der verpflichtenden E-Rechnung sind die strukturierten Daten ausschlaggebend, nicht die visualisierende Form, wie z.B. ein PDF. Das empfangende Unternehmen ist selbst verantwortlich dafür, zu überprüfen, ob XML Daten und PDF unterschiedliche Informationen enthalten.

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